La automatización de procesos robóticos (RPA), es el uso de robots de software para imitar las acciones que realizaría un usuario humano en una aplicación informática, para automatizar los procesos que son altamente repetitivos y basados en reglas. La RPA está emergiendo como una fuerza disruptiva en la economía de servicios, donde muchas tareas intermedias y administrativas son muy intensivas en humanos y caen en esa categoría de repetitivas y basadas en reglas. Pero antes de implementar RPA debemos tener en cuenta varias cuestiones.
Implementar RPA
En un informe sobre RPA, la consultora Deloitte escribió, que las empresas que emplean la automatización de procesos robóticos pueden obtener grandes beneficios. Por ejemplo, enumeraron las siguientes formas en que RPA mejora las operaciones:
- Los procesos basados en robots, reducen la necesidad de participación humana, lo que aumenta la coherencia.
- En el área de la eficiencia, los robots pueden trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana y manejar tareas mundanas que las personas encuentran agotadoras.
- La robótica es flexible y escalable. Una vez programado para manejar un proceso, «se puede programar para que se ejecute cuando sea necesario en tantos robots como sea necesario».
Mejorar los procesos antes de automatizar
Sin duda, RPA es una tecnología atractiva y que a uno le dan ganas de implementar cuanto antes. Su potencial es enorme y los retornos de su implantación no albergan duda.
Cada vez son más y mayores los proyectos en los que RPA tiene un papel fundamental. Pero la duda que suele surgir, es si atacar de pleno los procesos con RPA o “retocarlos” de alguna manera para mejorarlos, dedicar un tiempo y recursos a realizar reingeniería de procesos.
En este sentido, debemos decir que el afán por ver resultados rápidos no nos debe cegar y en la mayoría de los casos una pausa para observar el proceso de manera detallada, nos puede aportar mejoras sustanciales. El día a día, muy probablemente haya convertido los procesos en tareas muchas veces poco optimizadas y que con unos ajustes básicos, podrían mejorar sustancialmente. Además, por qué no, se podría aprovechar el momento para tratar de estandarizar y aplicar la misma metodología a otras áreas de la empresa.
Por una parte, es importantísimo entender adecuadamente el proceso a automatizar y en este camino de entendimiento, podremos encontrar mejoras a aplicar.
Por otra, no hay que olvidar que la automatización se la vamos a dejar a un robot software, que puede permitirse dedicar algún tiempo a ciertas tareas que a un humano le resultarían incómodas.
Además, podemos encontrarnos con fases en el propio proceso que por el hecho de ser realizadas por un robot, se vuelven innecesarias.
Procesos optimizados y estandarizados
Por tanto, un proceso optimizado y estandarizado es, sin duda, un mejor candidato para la aplicación de RPA.
La implementación de metodologías que optimicen, mejoren y estandaricen los procesos, seguidas de automatización, mejoran tanto la efectividad como la eficiencia del propio proceso y ofrecen un mejor retorno de la inversión (ROI) para una iniciativa de automatización.
La excelencia en los procesos sigue siendo relevante en esta era de automatización. La optimización o el rediseño de procesos, deben ser pues una parte integral de cualquier proyecto de automatización.
Automatizar un proceso poco optimizado no produce más que un desperdicio y a un ritmo rápido.
Como dijo Peter Drucker, «No hay nada tan inútil ,como hacer de manera eficiente lo que no se debe hacer en absoluto».