RPA, o automatización de procesos robóticos, es el uso de robots de software, para imitar las acciones, que realizaría un usuario humano, en una aplicación informática, para automatizar los procesos que son altamente repetitivos y basados en reglas.
¿Qué es una tarea repetitiva y basad en reglas?
Aquella tarea intermedia y administrativa muy intensiva en intervención humana. Aquí es donde RPA, está emergiendo como una fuerza disruptiva en la economía de servicios.
Identificar proceso implementar RPA
Entre los beneficios que una empresa puede encontrar automatizando procesos mediante RPA, encontramos:
- Los procesos basados en robots reducen la necesidad de participación humana, lo que aumenta la coherencia.
- En el área de la eficiencia, los robots pueden trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana y manejar tareas mundanas que las personas encuentran agotadoras.
- La robótica es flexible y escalable. Una vez programado para manejar un proceso, «se puede programar para que se ejecute cuando sea necesario en tantos robots como sea necesario».
Tecnología RPA
Es evidente que RPA es una tecnología atractiva y con un potencial enorme. Cada vez son más y mayores los proyectos en los que RPA tiene un papel fundamental.
Pero la duda que suele surgir es si atacar de pleno los procesos con RPA o “retocarlos” de alguna manera para mejorarlos, dedicar un tiempo y recursos a realizar reingeniería de procesos.
En este sentido, ver resultados rápidos no nos debe cegar y, en la mayoría de los casos, una pausa para observar el proceso de manera detallada nos puede aportar mejoras sustanciales.
El día a día muy probablemente haya convertido los procesos en tareas muchas veces poco optimizadas y que, con unos ajustes básicos, podrían mejorar sustancialmente.
Además, por qué no, se podría aprovechar el momento para tratar de estandarizar y aplicar la misma metodología a otras áreas de la empresa.
En primer lugar, es importantísimo entender adecuadamente el proceso a automatizar y en este camino, podremos encontrar mejoras a aplicar.
A continuación, no hay que olvidar que la automatización se la vamos a dejar a un robot software, que puede permitirse dedicar algún tiempo a ciertas tareas que a un humano le resultarían incómodas.
Además, podemos encontrarnos con fases en el propio proceso que, por el hecho de ser realizadas por un robot, se vuelven innecesarias.
Procesos optimizados y estandarizados
Por tanto, un proceso optimizado y estandarizado es, sin duda, un mejor candidato para la aplicación de RPA. La implementación de metodologías que optimicen, mejoren y estandaricen los procesos, seguidas de automatización, mejoran tanto la efectividad como la eficiencia del propio proceso y ofrecen un mejor retorno de la inversión (ROI) para una iniciativa de automatización.