Un fabricante de plásticos técnicos (poliamida, polipropileno, policarbonato), quería agilizar el proceso de facturación y eliminar en lo posible el papel y los procesos manuales. Aumentando así la eficiencia del área financiera.
Tras una evaluación de las diferentes soluciones disponibles, decidieron implementar RPA y explorar al mismo tiempo la idoneidad de la tecnología en otras áreas de la empresa.
Dentro todo ello de una estrategia de transformación digital en la que Mas Ingenieros participó como partner tecnológico.
Proceso financiero para implementar RPA
Iniciamos el proyecto mediante una prueba de concepto, en la que se automatizó el procesamiento de facturas.
En esta fase se detectaron diferentes puntos de mejora sobre el propio proceso en sí y, junto con el cliente, decidimos realizar una fase de reingeniería, tanto de este proceso como de otros del mismo departamento. Pues los procesos, en ciertas partes, presentaban algunas deficiencias susceptibles de mejora y que era básico resolver antes de implementar RPA:
- No estaban optimizados ni estandarizados.
- En ciertas partes, eran susceptibles de mejora.
- Su complejidad, en algunas fases, hacía difícilmente comprensibles algunos de ellos.
Una vez resuelta esta fase de reingeniería, se abordó con más garantía la implementación de RPA. Reconociendo los formatos de factura del proveedor, asignándolos a grupos y exportando la información necesaria.
Esto permitió el proceso de comparación de 3 vías: hacer coincidir el recibo, la factura del proveedor y la orden de compra del proveedor.
Cuando los bots detectaron errores o excepciones en las facturas, los archivaron en carpetas o sobrescribieron los datos incorrectos. Luego, las excepciones se movieron a través de un flujo de trabajo de aprobación que notificaba a sus homólogos humanos de los problemas pendientes.
Como resultado tras la implementación de la automatización, no solo pudo mantenerse al día la operación con el aumento de volumen, sino que también pudo mejorar la atención al cliente y pasar de ser un control reactivo a preventivo.
Por tanto, un proceso optimizado y estandarizado es, sin duda, un mejor candidato para la aplicación de RPA.
La implementación de metodologías que optimicen, mejoren y estandaricen los procesos, seguidas de automatización, mejoran tanto la efectividad como la eficiencia del propio proceso y ofrecen un mejor retorno de la inversión (ROI) para una iniciativa de automatización.