En Mas Ingenieros entendemos Smart Automation como el hecho de automatizar considerando de manera holística (como una entidad única) el negocio y sus diferentes áreas o departamentos, desde proveedores de materias primas a clientes, de tal manera que dota de máxima flexibilidad a los procesos.
Smart Automation
Si a estos 5 criterios SMART para la definición de indicadores, le unimos el concepto de Smart Automation, tendremos una metodología de optimización de procesos de toda nuestra organización basada en datos y criterios de mejora que pueden llegar a automatizarse mediante diversas tecnologías, tanto a nivel de proceso productivo, como en los procesos diarios de otras áreas como logística, compras, financiera, administración, gerencia, mantenimiento de equipo y máquinas, etc.. hasta el punto de automatizar ciertas decisiones mediante la aplicación de técnicas sobre los datos como machine learning para poder sacar modelos predictivos y sugerencias a partir de estos datos e indicadores.
La gestión de cualquier negocio depende de una adecuada planificación, la organización de la producción, la delegación de tareas y el liderazgo, seguida por el control y la medición de resultados para disponer de información y corregir las desviaciones teniendo información para mejorar los procesos de forma continua.
Pero, ¿cómo medir estos resultados?
Aquí es donde surgen los indicadores de rendimiento de procesos o KPI en inglés (Key Performance Indicator).
Indicadores de rendimiento de procesos
Los indicadores clave de rendimiento, representados por su sigla en inglés KPI (Key Performance Indicator), son elementos clave en la gestión de cualquier organización, pero a menudo es complejo conseguir y las organizaciones no siempre disponen de los medios adecuados para monitorizarlos, o su obtención es más compleja que la propia oportunidad de mejora que nos pueda traer.
Es a través de estos como podemos evaluar, si los procesos están alineados con los objetivos de la empresa y conducen a la consecución de sus objetivos estratégicos.
Pero, ¿cómo definir un buen indicador de rendimiento de los procesos de negocio y si es viable conseguir su fuente de datos?.
Para esto tenemos la metodología llamada SMART (inteligente) que ayuda a definir los indicadores clave de rendimiento que deberán cumplir cinco criterios resumidos en este acrónimo en inglés:
Specific (Específico)
Measurable (Medible)
Achievable (Alcanzable)
Relevant (Relevante)
Time-base (Basado en tiempo o de tiempo definido)
Otro punto importante que se debe tener en cuenta en la definición de indicadores, es que no se debe tener más de 5-8 de ellos, ya que perderán el propósito que tienen de ayudarnos y agilizar la toma de decisiones por la excesiva cantidad de información.
Los 5 criterios SMART para la definición de indicadores de rendimiento de procesos (KPI)
1- Específico (Specific)
El criterio “específico” significa que los indicadores de rendimiento demasiado genéricos no tienen utilidad.
Un indicador por tanto deberá poderse calcular de forma específica a partir de una fuente de datos que tengamos disponible.
Por ejemplo, podemos medir el número de piezas procesadas en una línea de producción, y determinar que son 100 piezas a la hora y con el objetivo de medir que esta no disminuya de este ratio o aumente por encima de 100 piezas donde tenemos establecido el óptimo de producción. Se trata de un indicador especifico y concreto.
2- Medible (Measurable)
Continuando con el ejemplo concreto de 100 piezas producidas cada hora, deberemos disponer de los medios para que nuestros sistemas cuenten estas piezas producidas y correctas de manera automática y nos entreguen la información a una base de datos desde la cual controlar este KPI.
Si un parámetro importante de mi proceso es la temperatura de la máquina, pero no dispone de sensores para monitorizar este parámetro, no tendremos un parámetro medible y deberemos ver el modo de incorporar sensores de temperatura a la máquina.
En caso de mermas que nos impidan alcanzar estas 100 piezas/hora, tomaremos las acciones adecuadas si pueden ser de forma automática, sin intervención de las personas estaremos además aplicando parte de los criterios Smart Automation.
3- Alcanzable (Achievable)
Además de definir cuáles serán los criterios para la medición de los indicadores de rendimiento de los procesos de negocio, es necesario determinar los niveles que se quieren alcanzar, por medio de números.
Si nuestro proceso productivo es incapaz con los medios actuales de llegar a 200 piezas/hora, marcarnos este objetivo será inalcanzable a menos que pongamos más medios productivos para llegar a esta cifra.
Por el contrario, si sabemos que hemos llegado a fabricar 100 piezas/hora pero por el motivo que sea, como averías, falta de personal, falta de materias primas, estamos actualmente en 80 piezas a la hora, un objetivo alcanzable será, el tomar acciones correctivas para acercarse lo máximo posible a las 100 piezas/hora correctas.
Lo mismo con los medios para tomar un determinado dato. Si no podemos controlar las mermas del proceso productivo, seremos incapaces de incluir este dato de mermas al control del proceso, por tanto será un indicador inalcanzable y no medible.
4- Realista y relevante (Relevant):
En el caso de realista y relevante, lo recomendable en cualquier organización es gestionar solo aquellos indicadores que seamos capaces de gestionar con los medios disponibles y que además supongan el mayor peso posible a nuestra cifra de negocio, normalmente entre 5-8 indicadores de rendimiento es lo recomendable y serán los más relevantes.
¿Y cómo se llega a esa conclusión?. La clave es entender, en primer lugar, qué partes del proceso traerán más valor al producto o servicio que proporcionamos a nuestros clientes.
Realista van en línea de que el indicador lo podamos realmente gestionar y alcanzar y obtener los datos para su control.
Volviendo al ejemplo, si para nuestros clientes es muy importante el precio y la calidad del producto acabado, deberemos trabajar los indicadores relevantes relativos a los costes de producto acabado y el aseguramiento de la calidad, ya que los costes de no calidad acaban imputándose al global de la producción encareciendo el producto acabado.
Este tipo de indicador de rendimiento es importante porque indica que los resultados son positivos para los clientes, lo que demuestra que la empresa puede añadir valor a sus soluciones.
5- Tiempo (Time-based)
Finalmente deberemos acotar un determinado tiempo, para alcanzar unos objetivos concretos que evaluaremos a través de estos indicadores.
Siguiendo por tanto con las reglas SMART, sí es inviable duplicar las ventas en 2 meses, no será realista definir un KPI para controlar la evolución de las ventas con el objetivo de alcanzar un volumen de ventas determinado en un plazo inviable.
Deberemos establecer un periodo razonable para el objetivo y por tanto el correspondiente indicador será suficiente con adecuar su periodicidad de estudio al plazo razonable como 2 años por ejemplo, para duplicar el volumen de ventas respecto del punto actual.
En resumen, el método SMART y Smart Automation te permitirán controlar toda tu organización, optimizar y mejorar tu organización ayudándola a ser más competitivo que otros fabricantes.