Que el software se está (si no lo ha hecho ya) apoderando del mundo, es algo más que evidente. Y aunque quizás sea hoy en día más exacto reformular tal afirmación añadiendo la expresión «como servicio (SaaS)», de forma que muchas de las soluciones software están en casa de «otros» no debiéndonos preocuparnos nosotros por su integración y mantenimiento posterior, no ocurre lo mismo cuando de soluciones industriales se trata. La integración y adaptación particularizada de las mismas sigue siendo la base del éxito de cada proyecto. Y la diferencia entre unos proyectos y otros. Es pues de vital importancia mantener una serie de pautas que nos ayudarán en el proceso de implantación.
Establecer objetivos claros.
No hay una única manera «correcta» de llevar a cabo la integración de soluciones software industriales. Sin embargo, es fundamental establecer objetivos de claros para asegurar que se cumplan los hitos. Esto comienza por la creación de metas y objetivos finales. Una vez el objetivo final está a la vista, el diseño de la solución es siempre más fácil.
Tener claro el valor añadido por la solución.
¿Cómo será el nuevo software y qué valor añadido me ofrecerá?¿Cuál será el rendimiento que el usuario final podrá obtener de la solución implantada?¿Qué valor específico ofrece la solución en las tareas del día a día? Estas y otras muchas preguntas son las que debemos responder incluso antes de plantear la adquisición de nuevas soluciones software (y cualquier otra, evidentemente). Deberemos hablar con los usuarios actuales de las herramientas existentes (si las hubiese) a las que la nueva solución sustituye y conocer sus experiencias, demandas y necesidades. Deberemos mostrarles el valor añadido de la nueva solución, pues nos ayudará en el proceso de implantación y reducirá la más que probable resistencia al cambio.
Considere la posibilidad de un test inicial.
Uno de los mayores obstáculos para los empleados es la falta de familiaridad con las implementaciones de software nuevos. Es probable que nunca hayan utilizado (y en muchos casos, ni siquiera visto) estas herramientas en acción y pese a las garantías que podamos ofrecerles, es fácil para ellos pensar que lo que ya conocen es mejor. Una forma de ayudar a acelerar el tiempo de adopción es incluyendo a los empleados en el proceso de selección e implementación de software. Incluso permitir que los futuros usuarios participen en demostraciones y darles acceso a pruebas gratuitas ofrecidas por los proveedores de software. El beneficio es doble: por una parte, el tiempo de aplicación se reduce significativamente y, por otra, nos permitirá detectar cuáles de las características de nuestra solución, son más apreciadas por ellos.
Prepárese para la resistencia al cambio.
La resistencia a las nuevas herramientas de software es inevitable. Algunas de las preocupaciones más comunes incluyen el miedo de los empleados de ser reemplazado por herramientas automatizadas, el aumento de la complejidad del trabajo si las nuevas herramientas no se integran adecuadamente, entre otras. La transparencia y el tiempo son clave aquí: debemos dar a los usuarios tiempo suficiente para acostumbrarse a los nuevos servicios, junto con el acceso a la formación adicional según sea necesario. Al apoyar a los usuarios en todas las etapas del proceso de adopción, es posible minimizar la resistencia inicial y reducir la posibilidad de retroceso a largo plazo.
La integración de software es una batalla constante para muchas empresas. Mediante el establecimiento de objetivos claros, tener claro el valor añadido por la solución adoptada, la realización de tests o pilotos iniciales y estar preparado para la resitencia más que probable, es posible agilizar este proceso en el corto plazo y diseñar un plan de acciones concretas para implementaciones futuras.
