Nuestro cliente, una empresa especializada en el diseño, desarrollo, fabricación e implementación de composiciones cerámicas, presente en el mercado desde hace más de 20 años, se planteaba acometer una verdadera transformación digital de varios de sus procesos.
Automatización procesos tareas financieras
Sus objetivos principales, eran:
- Agilizar el proceso de facturación.
- Avanzar hacia una oficina casi sin papel y…
- Aumentar la eficiencia general.
Al implementar la automatización RPA, las áreas financieras reducen costos de funcionamiento, consolidan el cumplimiento e impulsan la transformación digital en sus servicios. Sustituyendo así, las operaciones manuales y de uso intensivo de datos sin dejar de cumplir con las exigencias legales y normativas en constante cambio.
Ventajas con RPA
Como ventaja adicional, con RPA se lleva a cero el margen de error.
Existen un sinnúmero de controles internos de los reportes financieros, que pueden ser abordados con RPA. Incluso algunos de ellos, pueden representar mejoras significativas al combinarse con otras soluciones.
Las comprobaciones podrían realizarse utilizando el 100% de las transacciones, datos y/o saldos, en vez de hacer muestreos aleatorios, y haciendo análisis con más frecuencia, más allá de las típicas revisiones anuales o semestrales.
Después de una evaluación de las soluciones disponibles, el equipo de TI decidió implementar RPA no solo por su escalabilidad y sus ventajas, sino también para iniciar el objetivo de la transformación digital de toda la empresa.
Una exigencia fundamental fue, que la automatización acompañara las expectativas y exigencias de velocidad de crecimiento empresarial.
Para ello y como un paso previo y necesario, se creó una prueba de concepto (POC – proof of concept), comenzando con la automatización del procesamiento de las facturas.
¿Qué hemos conseguido con la Automatización procesos tareas financieras?
Después de la implementación, no solo pudo mantenerse al día la operación con el aumento de volumen, sino que también pudo mejorar la atención al cliente y liberar tiempo para pasar de ser reactivos al control preventivo de situaciones.
Con RPA ahora:
- Se reconocen los formatos de facturas de cada proveedor.
- Se les asigna a grupos y se exporta la información necesaria.
Esto agiliza la comparación de 3 vías: conciliar el recibo, la factura del proveedor y la orden de compra del proveedor. Cuando los bots detectan errores o excepciones en las facturas, los archivan en carpetas o sobrescriben los datos incorrectos.
Las excepciones se manejan a través de un flujo de trabajo, que notifica a sus homólogos humanos de los problemas pendientes y reinserta el caso tras su aprobación.
El aspecto más importante de esta mejora es que, el equipo de cuentas por pagar ahora, puede centrarse en la resolución de problemas y la coordinación utilizando los registros generados por los bots.
Adiós a los errores
Esto ha mejorado el cumplimiento, eliminando errores y omisiones que podrían afectar negativamente al negocio. Se ha logrado una precisión cercana al 95%, con un 89% de procesamiento automatizado, y reduciendo a sólo 11% los casos que requieren intervención de personas.
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